Электронный документооборот

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через СБИС. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в СБИС. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и СБИС. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы СБИС модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. СБИС упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение СБИС помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в СБИС присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе СБИС. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в СБИС можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через СБИС мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

Мы используем СБИС для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция со СБИС не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать СБИС и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас СБИС рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в СБИС. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

Более 30% наших контрагентов получают от нас документы в СБИС. Это сократило почтовые расходы в 40 раз. А доставка стала моментальной. Технически – СБИС интегрирован с 1С с помощью специальных готовых решений. Внешне – СБИС просто «научил» 1С отправлять документы. Исключив ручную проверку документов, их печать и отгрузку на почту, мы ускорили подготовки документов с 17 до 5 дней. А затраты бумаги сократились с 500 тыс. листов до 0. Эти очевидные выгоды дополнит то, что подписанные документы возвращаются теперь вовремя.

До интеграции нашей системы и СБИС данные показаний счетчиков клиентов мы согласовывали сначала с «Сетевой компанией», потом передавали в «Татэнергосбыт». Это трудоемкая работа, которая мешала развитию проекта. Тензор доработал под нас API интерфейс СБИС: акты с показаниями счетчиков клиентов передаются в СБИС из нашего биллинга и автоматически отправляются СБИС на согласование в «Сетевую компанию», при утверждении «Сетевой компанией» они автоматически уходят в учетную систему Татэнергосбыта для начислений. В СБИС мы даже не заходим – отправляем акты и отслеживаем их утверждение прямо в UGREY. Отправку документов контролирует всего 1 человек. Вместе с СБИС мы развиваем наш проект по РФ.

Весомыми плюсами при выборе СБИС была возможность пакетной отправки документов и возможность бесплатного подключения для наших дистрибьюторов. Мы работаем в Sap, В СБИС реализован готовый пакет интеграции с Sap. Интеграция и переход на ЭДО был осуществлен достаточно быстро, за два с половиной месяца. В СБИС мы реализовали и наши внутренние регламенты утверждения документов перед подписанием. А также перевели на отправку через СБИС акты о предоставлении бонусных премий, визуализировав в СБИС необходимый нам формат.

Фармацевтика отличается большим объемом документооборота между дистрибьютером и аптекой. В этих условиях переход на безбумажные технологии значительно упрощает работу с документами для нас и наших клиентов. СБИС отлично подошел для нас, так как поддержал специфичные формы документов: протокол согласования цен, реестр согласования цен и др. Также мы активно внедряем в СБИС электронную сверку расчетов и подписание договоров.

Мы используем СБИС для отправки исходящих и получения входящих документов. Стандартные пакеты документов формируем в 1С и выгружаем в СБИС через обработку, а все нестандартные формируем и отправляем напрямую из личного кабинета. «Тензор» перевел уже множество документов в электронный формат, хотелось бы иметь еще электронную версию документа ТТН для спиртосодержащей продукции, но это уже вопрос к законодательству. В процессе работы в СБИС иногда требуется помощь в настройках или конфигурациях кабинета. Удобно, что сотрудник компании «Тензор» может быстро подключиться к нашему компьютеру через сервис «Удаленный помощник» и оказать помощь в настройке системы.

Главная польза СБИС МЧД — все в одном окне. Я один раз зарегистрировался в системе и комфортно работаю. Никаких дополнительных ссылок и переходов на другие сайты. Просто захожу в кабинет своей организации и создаю новую доверенность. Выбираю, кому дать на нее права, и отправляю сотруднику для подписания накладных, УПД и счетов-фактур. Эти же доверенности могу выгружать из СБИС в другие системы, если в них работают контрагенты.

Поскольку мы работаем с бухгалтерией на аутсорсе, а большинство сотрудников часто бывают в командировках, то бумажный документооборот был затруднителен. Поэтому перешли на ЭДО. СБИС решил 3 основных проблемы: 1. Обмен документами с контрагентами. 2. Внутренние согласования: заявки на оплату, договоры. 3. Учет и контроль сотрудников в командировке. СБИС — очень гибкая система, я смогла сама настроить маршруты для бизнес-процессов, не пришлось заполнять никаких заявок. Все делается просто и не занимает много времени. В будущем планируем интегрировать СБИС в нашу основную учетную систему.

Наша цель – перевести весь документооборот с потребителями в электронный вид. Мы уже отправляем в СБИС все счета на оплату, акты сверки, счета-фактуры, акты выполненных работ и расчеты по штрафам. В разработке расчет пени. Форму акта-сверки в СБИС дорабатывали под наши потребности: изменяли имена строк, местоположение реквизитов, добавляли новые поля. Наша учетная система - Omni-US. Документы из нее выгружаются в СБИС и распределяются по 10 сотрудникам для проверки по зонам ответственности. После руководители отправляют их получателям и следят за статистикой прямо в системе. со СБИС клиентопоток в офисы обслуживания существенно сократился.

Мы уже привыкли вести бухгалтерию в СБИС, а год назад решили подключить и международный ЭДО. Так как мы реализуем свою продукцию не только на территории России, но и за ее пределами, нам было важно получать документы из-за рубежа сразу, а не ждать все месяцами на бумаге. Особенно понравилось, что роуминг с другими операторами настраивается быстро, без недельных ожиданий. И сейчас многие вопросы решаем напрямую через круглосуточную техподдержку, даже к менеджеру теперь не обращаемся.

Наша компания - это географически распределенный холдинг: мы работаем в Центральной России, Приморье, на Алтае, Камчатке… Между центральной компанией и дочерними предприятиями происходит довольно большой документооборот. Поэтому было принято решение о переходе на ЭДО, и наша компания выбрала СБИС. На практике убедились, что начать работу в СБИС просто: скачали обработку для 1С, настроили по инструкции, провели пилот внутри компании и начали работать. Причем, большинство авиакомпаний, с которыми мы сотрудничаем, уже работали в СБИС. На данный момент 95% документооборота Аэрофьюэлз Интернешенел идет через СБИС.

У нас два предприятия, на каждом — разные сотрудники. Кто-то работает с покупателями, кто-то с поставщиками. Всем нужно самостоятельно подписывать документы от имени компании. Для этого мы подключили МЧД в СБИС. Теперь сотрудники не просят меня отправить контрагентам документы с директорской подписью — подписывают сами. А доверенность выдается очень легко: я создаю ее в системе, нажимаю кнопку «Подписать и отправить», и дело сделано. Весь процесс занимает минут пять. Иногда загружаю доверенности из других систем в СБИС или наоборот. В сервисе это тоже просто сделать, проблем не возникает.